اعداد: أ. خالد نزال الرشيدي

 مدرب متخصص ج – المعهد العالي للخدمات الادارية

يُعد السكرتير من العناصر الأساسية في أي منظمة، حيث يلعب دورًا محوريًا في دعم الإدارة وضمان سير العمل بكفاءة وانتظام. ولا يقتصر دور السكرتير على أداء الأعمال المكتبية فقط، بل يمتد ليشمل مهام تنظيمية واتصالية وإدارية تسهم بشكل مباشر في نجاح المنظمة وتحقيق أهدافها.

يتمثل الدور التنظيمي للسكرتير في إدارة المواعيد وجدولة الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة، إضافة إلى متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن الإدارة. ويساعد هذا الدور في تحسين استغلال الوقت وضمان وضوح المهام والمسؤوليات داخل المنظمة.

أما في مجال الاتصال، فيُعد السكرتير حلقة الوصل بين الإدارة والعاملين من جهة، وبين المنظمة والجهات الخارجية من جهة أخرى. فهو يتولى استقبال المكالمات الهاتفية، وتنظيم المراسلات الرسمية، والرد على الاستفسارات، مما يسهم في انسياب المعلومات وسرعة التواصل، ويعكس صورة إيجابية عن المنظمة.

كما يتحمل السكرتير مسؤولية الأعمال المكتبية مثل حفظ الملفات والوثائق وتنظيم الأرشيف، وإعداد التقارير والخطابات، واستخدام التقنيات الحديثة وبرامج الحاسب الآلي. ويُعد الحفاظ على سرية المعلومات من أهم الجوانب الأخلاقية والمهنية التي يجب أن يلتزم بها السكرتير، نظرًا لحساسية البيانات التي يتعامل معها.

إضافة إلى ذلك، يقدم السكرتير دعمًا إداريًا مباشرًا للإدارة العليا، من خلال المساعدة في التخطيط اليومي، وتنظيم السفر والزيارات الرسمية، والتنسيق بين الأقسام المختلفة. وغالبًا ما يكون السكرتير هو الواجهة الأولى للمنظمة، مما يجعل سلوكه ومهاراته في التعامل عاملًا مهمًا في تكوين الانطباع الأول لدى الزوار والعملاء.

وفي الختام، يمكن القول إن السكرتير يمثل عنصرًا حيويًا في الهيكل الإداري للمنظمة، إذ يسهم بدوره الفعّال في تعزيز الكفاءة الإدارية، وتحقيق الانضباط التنظيمي، ودعم متخذي القرار، مما يجعله شريكًا أساسيًا في نجاح المنظمة واستمراريتها.